行政事业单位食堂财务核算流程参考
随着中央八项规定及《中国共产党廉洁自律准则》等文件的相继出台，为严格控制行政单位招待费支出，推行勤俭节约的工作作风，许多行政单位开始自办食堂，既节省了开支，又树立了单位良好形象，收到了较好的社会效果。
食堂财务管理作为行政单位管理的一个重要组成部分，其管理水平直接关系到职工膳食质量和单位资金占用。目前，多数单位食堂采取的是内部承包责任制，即由本单位职工负责管理食堂各项事务，食堂一切收支活动均在机关账务中进行统一核算，单位职工的伙食费小部分由自己负担，大部分由机关经费进行补贴。
由于我国现行行政单位会计制度不健全，对机关食堂缺乏明确规定，且未出台具有指导性和可操作性的机关食堂会计核算办法，导致财务人员对机关食堂的核算存在诸多疑问，也为机关整体财务运行及资金安全带来了潜在风险，下面本文就实行内部承包责任制的行政单位食堂财务核算及管理上的若干事项进行探讨。
一、行政单位食堂的财务核算流程
根据相关规定，纳入财政预算管理、实行国库集中支付的行政单位，除财政零余额账户及财政其他资金专户之外，不得私自设立银行账户，更不能未经批准将财政资金划至其他账户形成账外资产。因此，为了在确保资金安全的前提下，对机关食堂的收支结余情况进行准确核算，以达到控制成本、节约支出的目的，可同时设立机关账与食堂账，两者之间通过往来科目进行关联，机关账核算实际收支，食堂账体现食材、餐具等的购入消耗情况及相关工作人员的人工成本等支出，更重要的是体现伙食补贴与各项成本形成的盈亏情况，以便为单位制定更加合理的伙食补贴标准、既满足职工需求又有效控制成本提供有效依据。
以下为可供参考的行政单位食堂相关财务核算流程（注：本文发表时未执行《政府会计制度》，仍采用原《行政单位会计制度》，大家在具体操作时应按《政府会计制度》科目和平行记账原则进行转换）
1、根据各行政单位自行制定的伙食费标准、以为职工餐卡充值等方式计提伙食费。
（1）机关账：以职工伙食费个人缴纳金额及机关补贴标准分别借记“库存现金”和“经费支出”相关科目，贷记“其他应付款”科目，同时设立“职工伙食补贴”辅助科目。
借：库存现金 经费支出—基本支出—对个人和家庭的补助—伙食补助费 贷：其他应付款—职工伙食补贴
财务会计 借：库存现金（个人缴纳部分）业务活动费用一工资福利费用一伙食补助费（单位部分） 贷：其他应付款一职工伙食补贴
预算会计不处理
（2）食堂账：由于职工未实际刷卡消费，食堂账不做账务处理。
2、职工实际刷卡消费。
（1）机关账：在“其他应付款”科目下设立“食堂伙食费”辅助科目核算职工刷卡消费金额，确认与食堂账的往来。
借：其他应付款—职工伙食补贴 贷：其他应付款—食堂伙食费
财务会计 借：其他应付款—职工伙食补贴 贷：其他应付款—食堂伙食费
预算会计不处理
（2）食堂账：以职工刷卡消费金额确认“主营业务收入”。
借：其他应收款—食堂伙食费 贷：主营业务收入
3、食堂采购食材或餐具，支付工作人员工资等，并在机关进行报销。
（1）机关账：以各项采购票据和劳务发票为依据冲销与食堂账的往来，同时将食堂工作人员工资由“伙食补助费”支出调整为“劳务费”支出。
借：其他应付款—食堂伙食费 贷：银行存款/库存现金
借：经费支出—基本支出—商品与服务支出—劳务费 贷：经费支出—基本支出—对个人和家庭的补助—伙食补助费
财务会计 借：其他应付款—食堂伙食费 贷：银行存款/库存现金
预算会计 借：行政支出/事业支出一基本支出一伙食补助费 贷：资金结存一货币资金
此步指单位部分，个人缴纳伙食费部分不必进行预算会计处理。
同时调整食堂人员工资
财务会计 借：业务活动费用一商品和服务费用一劳务费 贷：业务活动费用一工资福利费用一伙食补助费
预算会计 借：行政支出/事业支出一基本支出一劳务费 贷：行政支出/事业支出一基本支出一伙食补助费
（2）食堂账：根据采购的物品种类借记“固定资产”或“原材料—食用油/肉类/果蔬类/干货类/调料……”等，根据工作人员工资额借记“管理费用”，同时冲销与机关账的往来。
借：固定资产 原材料—食用油/肉类/果蔬类/干货类/调料…… 管理费用 贷：其他应收款—食堂伙食费
4、月底根据行政单位收付实现制原则调整机关实际支出，同时核算食堂盈亏情况。
（1）机关账：月底将“其他应付款—职工伙食补贴”、“其他应付款—食堂伙食费”两个科目贷方余额转出，同时冲销相关支出。
借：其他应付款—职工伙食补贴 其他应付款—食堂伙食费 贷：经费支出—基本支出—对个人和家庭的补助—伙食补助费
财务会计 借：其他应付款—职工伙食补贴 其他应付款—食堂伙食费 贷：业务活动费用一工资福利费用一伙食补助费
预算会计不处理
若上述两个往来科目为借方余额，则转入贷方的同时增加相关支出，既以上分录相反。
（2）食堂账：根据食堂盘底情况核算本月主营业务支出。
借：主营业务支出 贷：食用油/肉类/果蔬类/干货类/调料……
二、行政单位食堂管理存在的问题及思考
行政单位食堂的建立虽然有效解决了职工的用餐问题，且一定程度上遏制了铺张浪费的不良之风，但由于相关制度的不完善，行政单位食堂正渐渐成为一个新的管理盲区：
一是采购管理不到位。采购票据五花八门、采购物品种类繁多却缺乏相应审核，采购支出随意性较大，食堂成本难以控制。
二是个别单位将不合规支出转移作为食堂开支进行报账。由于监管缺位，个别单位将不能在机关报账的部分费用以白条等形式用食堂开支名义支取资金，而资金去向往往难以查证。
三是个别单位以工作餐或加班餐之名行超标支出之实。由于中央及各级政府对行政机关招待费、会议费及培训费等支出都有明确规定，个别单位将超标支出转为食堂工作餐或加班餐支出，以达到逃避检查的目的。
针对这些情况，本文认为可从以下几个方面着手加以解决：
1、加快建章立制，让行政单位食堂的管理有章可循。从制度层面明确食堂的人员管理、职责和权限，合理确定职工的伙食补助标准，实现食堂服务职能的同时加强支出管理，厉行节俭、杜绝浪费。
2、规范采购流程，确保各项支出合法合规、有据可查。食堂各项采购尤其是大宗采购原则上必须取得正规税票或行政事业单位往来收据等合法票据，且采取银行点对点转账方式进行资金往来；若向个人进行小额零星采购，则应以有对方签字的领款单或自制收据为支出票据，且必须明确具体采购事项，严禁以仅有本单位职工签字的白条作为报销依据。
3、加强库存管理，对食堂各项库存收支进行严格登记。食堂各项库存作为严格意义上的行政单位资产组成部分，必须进行规范化管理，建议引入库存管理系统，由专人对购入食材进行清点并实时登记入库、对食材的领用在填写领料单并由领用人签字后逐一进行出库登记，每月进行至少一次库存盘点，盘点单至少有两人签字，切实做到账实相符，杜绝虚增库存、虚列支出的情况。
4、严控特殊支出，防止变相报销超标费用的行为。由于目前尚无食堂支出的明确标准，导致出现利用漏洞在食堂支出相关科目内超标列支会议费、培训费及招待费的情况，对此，单位应制定相关审核制度，对职工日常用餐以外的费用严格控制，坚决执行会议费、培训费及招待费支出标准，以会议文件、培训通知及公务接待函等作为支出凭据，对比分析每月食堂盈亏情况，重点关注异常支出，降低单位财务风险。
综上所述，行政单位食堂作为内部非营利性组织，应秉承服务职工的原则进行科学管理，提高质量、控制成本，务必发挥其在节约开支方面的积极作用，坚决杜绝一切利用单位食堂钻规章制度的空子、把食堂作为违法违规问题保护伞的行为。
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